中小企業では、従来の紙媒体や電話対応中心の業務が負担になっていることが多いです。
そこで、まずはFAXや電話をインターネットFAXやCTIシステムでデジタル化し、その後、各業務システムとの連携を進めることで、無理なく効率化を図る方法をご提案します。今回は、以下の３つの事例を取り上げます。
目次
1. 印刷・チラシ業務の再見積もり：プリントパックの活用
従来の課題：
地域の印刷会社に依頼すると、最低発注部数の制約や納期の長さ、さらには高コストが悩みの種でした。
改善の流れ：
- ステップ1： 紙FAXで依頼していたチラシの注文を、まずはインターネットFAXで受信し、PDF形式で保存。
- ステップ2： オンライン印刷サービス「プリントパック」に再見積もりを依頼。これにより、納期が最短３日以内に短縮、印刷単価は約50％の削減を実現。
【参考】
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2. 営業活動の効率化：電話・FAXからクラウド型CRMへの連携
従来の課題：
電話や紙FAXでの受注や問い合わせは、情報がバラバラに管理され、迅速な対応が難しい状況でした。
改善の流れ：
- ステップ1： インターネットFAXサービスやCTIシステムを導入し、FAXや電話で受信した問い合わせを自動でPDF化・デジタル保存。
- ステップ2： そのデジタルデータをクラウド型CRM（例：Kintone、HubSpot）に連携。顧客情報の一元管理により、迅速なフォローアップとヒューマンエラーの削減が実現。
【参考】
Kintone https://kintone.cybozu.co.jp/
3. 経理業務の自動化：クラウド会計ソフトの導入
従来の課題：
紙FAXで送られてくる請求書や領収書のデータを手入力していたため、ミスが多く、処理にも時間がかかっていました。
改善の流れ：
- ステップ1： インターネットFAXで請求書をPDF形式に変換し、デジタルで保存。
- ステップ2： クラウド会計ソフト（例：freee、Money Forward）と連携し、自動的にデータを取り込み処理。これにより、経理作業が大幅に短縮され、入力ミスも激減しました。
【参考】
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まとめ：段階的デジタル化で実現する業務効率化とコスト削減
以下の表は、今回ご紹介した３つの事例を、従来の方法からステップ毎の改善内容、そして得られた効果とともにまとめたものです。各部門の改善プロセスを参考に、まずはFAXや電話のデジタル化から取り組み、その後システム連携を進めることで、無理なく業務改善を実現できます。
| 業務 | 従来の方法 | ステップ1：FAX/電話のデジタル化 | ステップ2：システム連携 | 効果 | 参考リンク |
|---|---|---|---|---|---|
| 印刷・チラシ業務 | 地元印刷会社への依頼、紙FAXでの注文 | インターネットFAXで注文内容をPDF化 | オンライン印刷サービス「プリントパック」に再見積もり依頼 | 納期短縮（最短３日）、印刷費用約50％削減 | プリントパック |
| 営業活動 | 電話での受注、Excelでの情報管理 | インターネットFAX/CTIで受信データをデジタル化 | クラウド型CRM（Kintone、HubSpot）と連携し、顧客情報一元管理 | 顧客対応の迅速化、ヒューマンエラーの削減、フォローアップの向上 | Kintone https://kintone.cybozu.co.jp/ |
| 経理業務 | 紙FAXで送られる請求書を手入力で処理 | インターネットFAXで請求書をPDF化、デジタル保存 | クラウド会計ソフト（freee、Money Forward）と連携して自動取り込み | 入力ミスの削減、処理時間の大幅短縮、経理情報のリアルタイム把握 | freee |
最後に
もし、貴社でも「もっと効率化できないか」「コストを削減したい」というお悩みがあれば、ぜひ一度、当社のITコンサルティングサービスにご相談ください。現状の業務プロセスを詳しくお伺いし、最適な改善プランをご提案いたします。
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